Pflegetagebuch-Vorlage 2026: kostenlos zum Ausdrucken, als PDF, mit ausgefülltem Beispiel für die Begutachtung

Ein Pflegetagebuch ist das wichtigste Dokument, das du selbst zur Begutachtung beitragen kannst. Der Medizinische Dienst bittet in seinen Richtlinien ausdrücklich darum, vorhandene Pflegetagebücher bereitzulegen, und wertet sie im Gutachten aus. Diese Seite erklärt, was hineingehört, stellt die Vorlage als Tabelle und als PDF bereit und zeigt an einem ausgefüllten Beispiel, wie ein guter Eintrag aussieht.

Vorlage herunterladen oder abschreiben

Die gleichen Tabellen stehen weiter unten auf dieser Seite, falls du lieber abschreibst oder am Computer ausfüllst. Die Vorlage ist kassenunabhängig und folgt den Kriterien der Anlage 1 zu § 15 SGB XI; wer sie nutzt, braucht keinen Vordruck der Kasse. Direkter Link: Pflegetagebuch-Vorlage als PDF.

Warum das Pflegetagebuch wichtig ist

Seit 2017 bestimmt nicht mehr die Minutenzahl den Pflegegrad, sondern die Frage, wie selbständig jemand in sechs Lebensbereichen ist. Der Gutachter sieht die pflegebedürftige Person eine Stunde lang, oft an einem guten Tag. Das Tagebuch zeigt die übrigen 23 Stunden und die schlechten Tage: nächtliche Hilfe, Stürze, Verweigerung, Verwirrtheit, den dritten Toilettengang mit Begleitung.

Drei Gründe aus den Begutachtungsrichtlinien des Medizinischen Dienstes (Stand September 2026):

1. Die Ankündigung des Termins enthält die Bitte, „Pflegetagebücher und vergleichbare eigene Aufzeichnungen“ bereitzulegen (Kapitel 3.2.2.1).
2. Das Gutachten muss vorgelegte Aufzeichnungen über den Pflegeverlauf, ausdrücklich das Pflegetagebuch, bei der Vorgeschichte berücksichtigen (Kapitel 5.5.1).
3. Pflegepersonen werden befragt, mit Einwilligung der pflegebedürftigen Person (§ 18a Abs. 9 SGB XI). Wer ein Tagebuch vor sich hat, antwortet konkret statt aus dem Gedächtnis.

Dazu kommt der Widerspruch: Stuft das Gutachten eine Tätigkeit als selbständig ein, die laut Tagebuch täglich Hilfe braucht, hast du einen belegbaren Einwand. Wie das geht, steht auf Widerspruch gegen den Pflegegrad.

So führst du das Pflegetagebuch

• Zeitraum: 7 bis 14 Tage direkt vor der Begutachtung, jeden Tag, auch die guten. Der Gutachter beurteilt den üblichen Zustand.
• Nach Modulen, nicht nach Uhrzeit. Die Vorlage folgt den sechs Bereichen, die der Gutachter abfragt. Selbstversorgung zählt mit 40 Prozent am meisten, deshalb ist dieser Teil am längsten.
• Vier Stufen statt Minuten. Für jede Tätigkeit kreuzt du an, wie selbständig die Person war: selbständig (ohne Hilfe, auch wenn es langsam geht), überwiegend selbständig (Anleiten, Erinnern, Bereitlegen, Beaufsichtigen, kleine Handgriffe), überwiegend unselbständig (du übernimmst einen großen Teil, die Person macht mit), unselbständig (du übernimmst fast alles). Das sind die Stufen aus den Richtlinien; so denkt der Gutachter.
• Bemerkungen sind das Wichtigste. „Hose: Reißverschluss und Knopf übernommen, Person hat Beine gehoben“ sagt mehr als ein Kreuz. Notiere auch, was passiert, wenn du nicht hilfst (vergisst Medikamente, bleibt im Nachthemd, geht nicht zur Toilette).
• Nacht und Besonderheiten: Aufstehen, Umlagern, Toilettengänge, Unruhe, Stürze, Verweigerung, Schmerzen, Verwirrtheit, Hilfe durch Dritte (Pflegedienst, Nachbarn).
• Ehrlich bleiben. Nicht übertreiben, nicht beschönigen. Übertreibungen fallen beim Hausbesuch auf und beschädigen alles andere; Beschönigen kostet Punkte.

Die Vorlage: ein Tagesblatt

Datum: ______ Tag: ______ Besonderheiten heute (gut, schlecht, Besuch, Arzttermin): ____________________

Abkürzungen der Stufen: S selbständig, ÜS überwiegend selbständig, ÜU überwiegend unselbständig, U unselbständig.

Modul 1: Mobilität (10 Prozent)

Modul 2: Kognitive und kommunikative Fähigkeiten (15 Prozent, gemeinsam mit Modul 3)

Modul 3: Verhaltensweisen und psychische Problemlagen

Modul 4: Selbstversorgung (40 Prozent)

Modul 5: Umgang mit Krankheit und Therapie (20 Prozent)

Modul 6: Alltag und soziale Kontakte (15 Prozent)

Nacht und Besonderheiten

Haushalt und Wege außer Haus (Einkaufen, Kochen, Putzen, Behörden, Fahrten) fließen nicht in die Punkte ein, werden aber erfasst und helfen bei der Beratung. Ein Satz dazu am Ende des Blatts genügt.

Beispiel: ein ausgefüllter Tag

Frau K., 83, lebt mit ihrer Tochter, seit einem Schlaganfall linksseitig geschwächt, beginnende Vergesslichkeit. Dienstag, normaler Tag ohne Arzttermin.

So ein Blatt macht dem Gutachter in zwei Minuten klar, wo Frau K. steht: mehrere Kriterien in Modul 4 überwiegend unselbständig, tägliche Hilfe bei Medikamenten und Messungen, nächtliche Orientierungsprobleme. Was das in Punkten bedeutet, zeigt der Pflegegrad-Rechner, die Punktgrenzen erklärt die Seite Pflegegrad-Punkte.

Häufige Fehler

• Nur die Minuten notieren. Seit 2017 zählt die Art der Hilfe. Minuten dürfen dazu, ersetzen aber nicht die Stufe.
• Nur die schlechten Tage aufschreiben. Der Gutachter merkt es und zweifelt dann am Rest. Lücken an guten Tagen sind in Ordnung, wenn du sie als gute Tage kennzeichnest.
• Zu allgemein. „Hilfe beim Waschen“ hilft nicht. „Rücken, linker Arm, Intimbereich übernommen, Gesicht wäscht sie selbst“ hilft.
• Beaufsichtigen vergessen. Danebenstehen, erinnern, anleiten ist Hilfe und zählt als „überwiegend selbständig“ statt „selbständig“. Bei Demenz macht das den Unterschied.
• Das Tagebuch zur Begutachtung nicht vorlegen. Leg es offen auf den Tisch, nenne es beim Termin und gib dem Gutachter eine Kopie mit.

Das solltest du jetzt tun

1. Vorlage ausdrucken (PDF oben) oder die Tabellen abschreiben, für 7 bis 14 Tage.
2. Jeden Abend ausfüllen, mit konkreten Bemerkungen und den Nachtereignissen vom Vortag.
3. Vor dem Termin die Kreuze zählen: Welche Kriterien sind überwiegend unselbständig oder unselbständig? Die kommen im Gespräch zuerst.
4. Unterlagen dazulegen: Arztberichte, Medikamentenplan, Pflegedokumentation des Dienstes, wie der Medizinische Dienst es in seiner Checkliste empfiehlt. Den Ablauf des Termins erklärt die Seite Begutachtung.
5. Nach dem Bescheid Gutachten und Tagebuch vergleichen. Weichen sie ab, innerhalb eines Monats Widerspruch einlegen (mit der Widerspruch-Vorlage); bei Verschlechterung später einen Antrag auf Höherstufung stellen.