Pflegedienst gründen: Voraussetzungen nach § 71 SGB XI, Versorgungsvertrag, Personal, Kosten im ersten Jahr und der Weg zur Zulassung

Ein ambulanter Pflegedienst ist eine der wenigen Gründungen, bei denen der Kunde sicher zahlt: die Pflegekasse. Dafür schreibt das Gesetz vor, wer leiten darf, was gezahlt werden muss und wie die Zulassung läuft. Diese Seite führt durch die Voraussetzungen nach § 71 und § 72 SGB XI, den Versorgungsvertrag, das Personal, die Kosten der ersten Monate und die Förderung, mit Gesetzestext und Erfahrungswerten, ohne Beraterversprechen.

Was ein Pflegedienst rechtlich ist

§ 71 Abs. 1 SGB XI definiert: „Ambulante Pflegeeinrichtungen (Pflegedienste) im Sinne dieses Buches sind selbständig wirtschaftende Einrichtungen, die unter ständiger Verantwortung einer ausgebildeten Pflegefachperson Pflegebedürftige in ihrer Wohnung mit Leistungen der häuslichen Pflegehilfe im Sinne des § 36 versorgen.“ Zwei Dinge stecken darin: Der Träger kann jede Rechtsform haben und braucht selbst keine Pflegeausbildung, aber die fachliche Verantwortung liegt bei einer Pflegefachperson, die das Gesetz genau beschreibt. Wer zusätzlich Behandlungspflege anbieten will, also Medikamentengabe, Injektionen oder Wundversorgung auf ärztliche Verordnung, braucht einen zweiten Vertrag mit den Krankenkassen nach § 132a SGB V. Die meisten Dienste haben beide.

Die verantwortliche Pflegefachkraft: § 71 Abs. 3 SGB XI

Das Gesetz verlangt drei Dinge, wörtlich: „neben dem Abschluss einer Ausbildung als 1. Pflegefachfrau, Pflegefachmann oder Pflegefachperson, 2. Gesundheits- und Krankenpflegerin oder Gesundheits- und Krankenpfleger, 3. Gesundheits- und Kinderkrankenpflegerin oder Gesundheits- und Kinderkrankenpfleger oder 4. Altenpflegerin oder Altenpfleger eine praktische Berufserfahrung in dem erlernten Ausbildungsberuf von zwei Jahren innerhalb der letzten acht Jahre“ sowie „eine Weiterbildungsmaßnahme für leitende Funktionen mit einer Mindeststundenzahl, die 460 Stunden nicht unterschreiten soll“. Ein betriebswirtschaftliches, pflegewissenschaftliches oder sozialwissenschaftliches Studium ersetzt die Weiterbildung. Was die 460 Stunden enthalten, was sie kosten und welche Länder mehr verlangen, steht auf der Seite Weiterbildung zur Pflegedienstleitung.

Für Dienste, die überwiegend Menschen mit Behinderung versorgen, zählen auch Heilerziehungspflegekräfte mit zwei Jahren Berufserfahrung. Betreuungsdienste ohne körperbezogene Pflege dürfen statt der Pflegefachkraft eine „entsprechend qualifizierte, fachlich geeignete und zuverlässige Fachkraft“ einsetzen, seit 2023 ebenfalls mit 460-Stunden-Weiterbildung.

Die Länder setzen obendrauf. Die Maßstäbe und Grundsätze für die ambulante Pflege nach § 113 SGB XI verlangen, dass bei Ausfall der PDL „die Vertretung durch eine Pflegefachkraft mit der Qualifikation“ gesichert ist; Thüringen schreibt eine „in Vollzeit beschäftigte hauptberufliche Pflegefachkraft“ als Vertretung vor, Niedersachsen verlangt den Qualifikationsnachweis für PDL und Stellvertretung gegenüber den Landesverbänden. Praktisch heißt das: Zwei Leitungsqualifikationen zum Start, nicht eine.

Der Versorgungsvertrag: § 72 SGB XI

Ohne Versorgungsvertrag dürfen Pflegekassen keine Leistungen des Dienstes bezahlen. Den Vertrag schließen die Landesverbände der Pflegekassen im Einvernehmen mit dem überörtlichen Sozialhilfeträger; er gilt dann für alle Pflegekassen bundesweit. § 72 Abs. 3 zählt die Bedingungen auf: Der Dienst muss „den Anforderungen des § 71 genügen“, „die Gewähr für eine leistungsfähige und wirtschaftliche pflegerische Versorgung bieten“, die Tarifvorgaben der Absätze 3a oder 3b erfüllen, ein internes Qualitätsmanagement nach § 113 einführen und Qualitätsprüfungen ermöglichen. Erfüllt ein Dienst alle Voraussetzungen, besteht ein Anspruch auf den Vertrag; eine Bedarfsprüfung gibt es nicht.

Die Tarifpflicht ist seit dem 1. September 2022 die höchste Hürde für Gründer. Verträge gibt es nur noch mit Einrichtungen, die ihren Pflege- und Betreuungskräften Gehälter zahlen, „die in Tarifverträgen oder kirchlichen Arbeitsrechtsregelungen vereinbart ist, an die die jeweiligen Pflegeeinrichtungen gebunden sind“ (Abs. 3a), oder deren Entlohnung einen in der Region geltenden Tarif, kirchliche Regelungen oder das vom Landesverband veröffentlichte „regional übliche Entlohnungsniveau“ nicht unterschreitet (Abs. 3b). Zur Entlohnung zählen Grundlohn, Jahressonderzahlungen, vermögenswirksame Leistungen und pflegetypische Zulagen, auch für Bereitschaft und Rufbereitschaft. Die gezahlte Entlohnung ist jährlich bis zum 31. Juli zu melden. Darunter liegt als absolute Grenze der Pflegemindestlohn der 7. Pflegearbeitsbedingungenverordnung:

Dazu kommen neun Tage Mehrurlaub im Jahr bei einer Fünf-Tage-Woche. Wer die Tarifpflicht über das regional übliche Entlohnungsniveau erfüllt, zahlt in der Praxis deutlich mehr als den Mindestlohn; in Nordrhein-Westfalen hängt davon auch der Punktwert ab, mit dem der Dienst abrechnet.

Der Weg zur Zulassung in acht Schritten

1. Konzept und Rechtsform. Einzelunternehmen, GmbH oder UG sind üblich; die IHK Köln weist darauf hin, dass Gewerbefreiheit gilt und keine Rechtsform vorgeschrieben ist. Das Pflegekonzept beschreibt Leistungsangebot, Einzugsgebiet, Personal, Qualitätsmanagement und Hygiene; es ist Pflichtanlage des Antrags.
2. Personal sichern. PDL und Vertretung mit nachgewiesener Qualifikation, dazu je nach Land rechnerisch drei Vollzeitkräfte (Niedersachsen, Thüringen) beziehungsweise mindestens zwei Fachkräfte (IHK Köln). Arbeitsverträge gehören zu den Antragsunterlagen.
3. Betriebliche Grundlagen. Gewerbeanmeldung, Betriebsnummer der Arbeitsagentur, Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft BGW, Betriebs- und Berufshaftpflicht (IHK Köln nennt mindestens 50.000 Euro für Sachschäden und 1.000.000 Euro für Personenschäden je Jahr), Mietvertrag für eigene Geschäftsräume, Infektionsschutzbelehrung jeder Pflegekraft beim Gesundheitsamt, Führungszeugnis der PDL nicht älter als sechs Wochen.
4. Institutionskennzeichen. Das neunstellige IK beantragst du bei der ARGE IK (bei der DGUV) nach § 293 SGB V; es ist die Abrechnungsnummer gegenüber allen Sozialversicherungsträgern und kommt laut Gründerportalen in etwa einer Woche.
5. Antrag bei den Landesverbänden der Pflegekassen. Mit dem Strukturerhebungsbogen „Neuantrag gemäß § 72 SGB XI“ und allen Nachweisen; die Ersatzkassen in Bremen empfehlen die Antragstellung „etwa drei Monate vor der geplanten Inbetriebnahme“. Zugelassen wird erst bei vollständigen Unterlagen.
6. Prüfung. Sachverständige oder der Medizinische Dienst prüfen Personal und Qualifikation, Hygieneplan, Tourenplanung, Erreichbarkeit, Notfallprotokoll und Dokumentation.
7. Versorgungsvertrag und Vergütung. Mit dem Vertrag kommt die Vergütungsvereinbarung nach § 89 SGB XI, meist über den Beitritt zu einem Verbandsvertrag mit festem Punktwert. Für die Behandlungspflege folgt der Vertrag nach § 132a SGB V mit den Krankenkassen, der eine Fortbildungspflicht enthält; wer sie nicht nachweist, bekommt Vergütungsabschläge und am Ende die Kündigung.
8. Abrechnung einrichten. Nach § 105 SGB XI und § 302 SGB V sind Leistungen nach Art, Menge, Preis, Tag und Uhrzeit mit Institutionskennzeichen, Versichertennummer und Beschäftigtennummer der leistenden Person maschinenlesbar zu übermitteln; dafür braucht es Branchensoftware oder ein Abrechnungszentrum.

Rechne mit vier bis acht Monaten vom ersten Konzept bis zum ersten Patienten. Die Zahlen stammen von der vdek, von Gründerportalen und Beratern; eine amtliche Statistik zur Zulassungsdauer gibt es nicht.

Was Pflicht bleibt: Erreichbarkeit, Qualität, Prüfung

Die Maßstäbe und Grundsätze für die ambulante Pflege verlangen: „Der ambulante Pflegedienst ist für die von ihm versorgten pflegebedürftigen Menschen ständig erreichbar“, nachweisbar über Ruf- und Einsatzbereitschaft im Dienstplan; „eine ständige Erreichbarkeit ist nicht gegeben, wenn lediglich ein Anrufbeantworter erreichbar ist“. Der Niedersächsische Rahmenvertrag formuliert es als Versorgung „jederzeit, bei Tag und Nacht einschließlich an Sonn- und Feiertagen“, notfalls in Kooperation mit anderen Diensten.

Die Qualität prüft der Medizinische Dienst nach § 114 SGB XI als Regelprüfung „im Abstand von höchstens einem Jahr“, bei guter Qualität seltener, dazu Anlass- und Wiederholungsprüfungen. Ein internes Qualitätsmanagement, Pflegekonzept, Dokumentation und Dienstbesprechungen sind Aufgaben der PDL. Ab 20 Beschäftigten mit automatisierter Datenverarbeitung ist eine Datenschutzbeauftragte zu benennen (§ 38 BDSG); das Gesundheitsamt kann den Dienst nach § 36 Infektionsschutzgesetz überwachen.

Was es kostet: Modellrechnungen statt Statistik

Amtliche Zahlen zu Gründungskosten gibt es nicht. Drei Modellrechnungen aus 2025 und 2026 zeigen die Spanne:

Der Treiber ist nicht die Ausstattung, sondern die Zeit: Die Kassen zahlen vier bis acht Wochen nach der Leistung, Gehälter sind am Monatsende fällig, und die ersten Patienten kommen langsam. Gründerportale nennen Umsätze von 1.200 bis 1.400 Euro je Patient und Monat, also rund 39.000 Euro bei 30 Patienten, und stabile Gewinne erst nach zwölf bis 24 Monaten. Franchisemodelle verlangen 3 bis 6 Prozent vom Umsatz, Beratungsunternehmen für die Gründungsbegleitung 10.000 bis 15.000 Euro; die Verbände bpa, ABVP und VDAB beraten Mitglieder, der VDAB nennt seine Existenzgründungsberatung kostenfrei mit einer Probemitgliedschaft.

Finanzierung: Der ERP-Gründerkredit StartGeld der KfW finanziert bis 200.000 Euro, davon bis 80.000 Euro Betriebsmittel, mit 80 Prozent Haftungsfreistellung für die Hausbank, ohne Eigenkapitalpflicht, bis fünf Jahre nach Gründung; der Antrag läuft über die Hausbank vor Vorhabensbeginn. Landesförderbanken (NRW.BANK, LfA, L-Bank, ILB) haben eigene Programme, Arbeitslose mit Restanspruch können den Gründungszuschuss nach § 93 SGB III beantragen.

Der Markt: wachsend, aber eng

Ende 2023 gab es 15.549 ambulante Pflegedienste, 173 mehr als 2021, die 1,1 Millionen Menschen versorgten, rund 70 je Dienst; die Hälfte der Dienste betreut weniger als 50 Pflegebedürftige, 11 Prozent mehr als 150. Die Nachfrage wächst mit der Zahl der zu Hause Versorgten, siehe Pflegestatistik. Zugleich scheiden Dienste aus: Nordrhein-Westfalen meldete für 2025 zehn Insolvenzen und 34 Schließungen ambulanter Dienste bei 7.530 Einrichtungen insgesamt. Was ein Dienst verdient, bestimmt der verhandelte Punktwert: in Bayern 2026 0,093 Euro (Paritätischer) beziehungsweise 0,0836 Euro (Arbeitskreis der Verbände), in Nordrhein-Westfalen 0,06289 Euro auf dem regional üblichen Entgeltniveau. Wer gründet, sollte den Punktwert seines Landes und Verbandes vor dem Businessplan kennen.

Ein Sonderfall mit eigenen Regeln ist die außerklinische Intensivpflege: eigener Vertrag nach § 132l SGB V, Fachbereichsleitung mit 200-Stunden-Qualifikation, Pflegekräfte mit Basiskurs, höhere Stundensätze, aber auch höhere Personalkosten.

Das solltest du jetzt tun

1. Kläre zuerst die PDL-Frage: eigene Qualifikation oder Anstellung, plus Vertretung. Ohne zwei Leitungsqualifikationen lohnt kein Businessplan.
2. Hol dir den Strukturerhebungsbogen und die Rahmenverträge deines Landes von den Landesverbänden der Pflegekassen; dort stehen Mindestpersonal und Unterlagen.
3. Frag beim Verband nach Punktwert und Verbandsvertrag; rechne den Businessplan mit diesem Punktwert und mit Zahlungseingang nach sechs Wochen.
4. Plane die Tarifpflicht ein: Welches Entlohnungsniveau gilt in deiner Region, und was kostet es je Vollzeitkraft?
5. Stell den Antrag drei Monate vor dem geplanten Start und beantrage parallel IK, Betriebsnummer und Haftpflicht.