Pflege organisieren
Musterquittung Verhinderungspflege: Vorlage als PDF für Angehörige und Nachbarn, richtig ausfüllen, stundenweise abrechnen
Die Pflegekasse erstattet Verhinderungspflege nur gegen Nachweis. Übernimmt eine Privatperson die Ersatzpflege, braucht die Kasse eine Quittung mit Name und Anschrift der Ersatzpflegeperson, dem Verhältnis zur pflegebedürftigen Person, Datum, Uhrzeit von bis, Stunden, Betrag und Unterschrift. Unsere Vorlage enthält genau diese Angaben, dazu Fahrtkosten, Verdienstausfall und die Erklärung, dass die Pflege nicht erwerbsmäßig erfolgt. Sie gilt für alle Kassen, auch wenn die AOK oder TK ein eigenes Formular anbietet. Bei stundenweiser Ersatzpflege unter acht Stunden am Tag wird das Pflegegeld nicht gekürzt.
Warum die Kasse eine Quittung will
§ 39 SGB XI spricht von „nachgewiesenen Kosten“ einer notwendigen Ersatzpflege. Ein Pflegedienst schickt eine Rechnung. Die Nachbarin, die Enkelin oder der Freund, der zwei Wochen eingesprungen ist, hat keine Rechnung. Für sie ist die Quittung der Nachweis: Sie belegt, dass die Ersatzpflege stattgefunden hat, wann, wie lange und was sie gekostet hat. Fehlt eine dieser Angaben, fragt die Kasse nach, und die Erstattung verzögert sich um Wochen.
Die Vorlage ist so aufgebaut, dass jede Angabe, die Kassen üblicherweise verlangen, eine eigene Zeile hat. Sie passt zu jedem Kassenformular und zu unserem formlosen Antrag auf Verhinderungspflege.
So füllst du die Quittung aus
Kopf: pflegebedürftige Person mit Versichertennummer und Kasse, die verhinderte Pflegeperson mit dem Grund (ein Wort reicht: Urlaub, Krankheit, Erholung), die Ersatzpflegeperson mit Anschrift und Telefon. Dann das Verhältnis ankreuzen: nicht verwandt, verwandt ab dem dritten Grad, bis zum zweiten Grad oder im selben Haushalt, Pflegedienst. Das entscheidet über die Obergrenze.
Tabelle: je Tag eine Zeile mit Datum, Uhrzeit von bis, Stunden, kurzer Tätigkeit und Betrag. Die Uhrzeiten sind wichtiger, als viele denken: Unter acht Stunden am Tag ist es stundenweise Verhinderungspflege, das Pflegegeld bleibt ungekürzt. Ab acht Stunden kürzt die Kasse das Pflegegeld für diesen Tag zur Hälfte und zählt den Tag auf die acht Wochen.
Aufwendungen: Fahrtkosten mit Kilometern und Strecke, Kassen akzeptieren in der Regel 0,30 Euro je Kilometer; Verdienstausfall mit Bescheinigung des Arbeitgebers; Unterkunft oder Fahrkarten mit Beleg. Diese Posten kommen bei nahen Angehörigen zur begrenzten Vergütung hinzu.
Erklärung und Unterschriften: Die Ersatzpflegeperson bestätigt den Erhalt des Geldes (bar oder Überweisung) und erklärt, ob sie die Pflege nicht erwerbsmäßig ausübt. Beide unterschreiben.
Die Obergrenzen, die du kennen musst
| Wer leistet die Ersatzpflege | Höchstbetrag je Kalenderjahr | Grundlage |
|---|---|---|
| Pflegedienst, Betreuungskraft, Nachbarn, Freunde, Verwandte ab dem dritten Grad | bis 3.539 € (gemeinsamer Jahresbetrag) | § 39 Abs. 2, § 42a |
| Nahe Angehörige bis zum zweiten Grad, Haushaltsmitglieder, nicht erwerbsmäßig | Vergütung bis zum Pflegegeld für zwei Monate: 694 € (PG 2), 1.198 € (PG 3), 1.600 € (PG 4), 1.980 € (PG 5); plus nachgewiesene Aufwendungen; zusammen bis 3.539 € | § 39 Abs. 3 |
| Nahe Angehörige, die beruflich pflegen (erwerbsmäßig) | bis 3.539 € | § 39 Abs. 3 Satz 1 |
Beträge nach dem Stand 2026. Wer außerdem Kurzzeitpflege nutzt, teilt sich den Jahresbetrag mit ihr. Alle Regeln, auch zur Kombination, stehen auf der Seite Verhinderungspflege.
Beispiel: stundenweise mit der Nachbarin, tageweise mit der Tochter
Die Personen in diesem Beispiel sind erfunden.
Frau L., Pflegegrad 3, wird von ihrem Mann gepflegt. Jeden Dienstag geht er zum Sport und zum Arzt; die Nachbarin bleibt von 14 bis 18 Uhr bei Frau L., 15 Euro die Stunde. Auf der Quittung stehen 48 Dienstage mit „14:00 bis 18:00, 4 Stunden, 60 Euro“, Summe 2.880 Euro. Das Pflegegeld von 599 Euro bleibt jeden Monat voll, weil kein Tag acht Stunden erreicht. Im Sommer fährt Herr L. zwei Wochen zur Kur; die Tochter zieht ein. Ihre Quittung lautet: 14 Tage „ganztägig“, vereinbart 40 Euro je Tag, 560 Euro, plus 2 × 180 km Fahrt, 108 Euro. Die Tochter ist Verwandte ersten Grades; ihre Vergütung bleibt unter 1.198 Euro. Zusammen 3.548 Euro, die Kasse erstattet den Jahresbetrag von 3.539 Euro, 9 Euro trägt die Familie. Das Pflegegeld im Kurmonat wird für zwölf Tage halbiert, rund 116 Euro weniger; den Betrag rechnet der Pflegegeld-Rechner aus.
Häufige Fehler
- Keine Uhrzeiten. Dann kann die Kasse nicht erkennen, ob stundenweise oder tageweise, und kürzt im Zweifel das Pflegegeld.
- Die Pflegeperson quittiert sich selbst. Die Ehefrau, die pflegt, kann für ihren eigenen Urlaub keine Quittung ausstellen; nur die Vertretung kann das.
- Runde Summen ohne Tage. „Zwei Wochen Pflege, 1.000 Euro“ reicht nicht. Je Tag eine Zeile.
- Fahrtkosten vergessen. Bei Angehörigen aus einer anderen Stadt sind sie oft der größte Posten und kommen zur begrenzten Vergütung hinzu.
- Zu spät eingereicht. Die Frist läuft bis zum Ende des Folgejahres; danach ist das Geld weg.
Das solltest du jetzt tun
- Vorlage herunterladen und der Ersatzpflegeperson mitgeben, bevor sie anfängt. Dann trägt sie jeden Tag ein.
- Verhältnis klären: Bei nahen Angehörigen die Obergrenze aus der Tabelle oben beachten.
- Antrag dazulegen: Kassenformular oder unser Antrag auf Verhinderungspflege.
- Restbudget erfragen, damit du weißt, was im laufenden Jahr noch erstattet wird.